AS Tallinna Linnahall Hankekord

Aktsiaselts Tallinna Linnahalli hankekord

 

1.peatükk

Üldsätted.

  • 1 Hankekorra reguleerimisala.

(1) Hankekord reguleerib Aktsiaseltsi Tallinna Linnahall (edaspidi aktsiaseltsi) poolt riigihangete korraldamist.

(2) Aktsiaselts on riigihangete seaduse (edaspidi RHS) § 5 lg 2 p 5 mõistes eraõiguslik juriidiline isik ning lähtub RHS järgides avaliku sektori hankijale kehtestatud piirmääradest ja muudest erisustest.

(3) Hankekord kehtestatakse RHS § 9 lg 1 alusel.

(4) Riigihanke planeerimisel ja korraldamisel juhindub aktsiaselts Tallinna linna õigusaktidest.

 

  1. peatükk

Riigihangete planeerimine ja hankemenetlused.

  • 2 Hankeplaan

(1) Aktsiaselts koostab ja kinnitab hankeplaani igal aastal nelja nädala jooksul peale seda, kui aktsiaseltsi nõukogu on kinnitanud aktsiaseltsi eelarve. Hankeplaani muudetakse vajaduse korral, mis kooskõlastatakse nõukogu esimehega kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Lõpliku hankeplaani koostab juhatuse liige ja kinnitab aktsiaseltsi nõukogu.

(2) Riigihankeid korraldatakse üldjuhul hankeplaani alusel. Erakorraliste riigihangete korraldamine kooskõlastatakse nõukogu esimehega kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis. Riigihanked, mille korraldamist on varem alustatud, ja mis ei ole olnud hankeplaanis, hankeplaani ei lisata.

(3) Hankeplaan avalikustatakse aktsiaseltsi kodulehel.

(4) Hankeplaani tuleb kanda planeeritavad riigihanked, kui:

1) asjade ostmise ja teenuste tellimise lepingu maksumus ilma käibemaksuta on

30 000 eurot või enam;

2) ehitustööde lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

3) eriteenuste lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

4) sotsiaalteenuste lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam;

5) ideekonkursi maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

6) teenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

7) ehitustööde kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam;

8) eriteenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam;

9) sotsiaalteenuste kontsessiooni maksumus ilma käibemaksuta on 300 000 eurot või enam.

(5) Hankeplaanis nimetatakse:

1) riigihanke eseme nimetus;

2) hankemenetluse liik;

3) riigihanke korraldamise eeldatav aeg;

4) hankelepingu eeldatav maksumus;

5) lepingu täitmise eeldatav aeg;

6) riigihanke eest vastutav isik või üksus.

  • 3 Riigihanke ettevalmistamine.

(1) Riigihanke algatamise käskkirja annab juhatuse liige ja selles:

  1. põhjendatakse hankemenetluse liigi valikut väljakuulutamiseta läbirääkimistega hankemenetluse puhul;
  2. määratakse riigihanke eest vastutav isik;
  3. määratakse lepingu täitmise eest vastutav isik;
  4. moodustatakse riigihanke komisjon, kui see on vajalik riigihanke esemest tulenevalt või kui riigihanke komisjoni liikmed peavad esitatud pakkumusi sisuliselt hindama.

(2) Riigihanke komisjon:

  1. koosneb vähemalt kolmest liikmest;
  2. teeb otsuseid lihthäälteenamusega. Häälte võrdse jagunemise korral on otsustav riigihanke komisjoni esimehe hääl.

(3) Ostumenetluse korral võib käskkirjaga määrata riigihanke eest vastutava isiku ja hankelepingu täitmise eest vastutava(d) isiku(d) üheks eelarveaastaks.(Erandiga võib juhatuse otsusega olla riigihanke eest vastutav isik  ja hankelepingu täitmise eest vastutav isik olla üks).

(4) Riigihanke alusdokumendid kinnitab üldjuhul juhatuse liige.

(5) Riigihanke eest vastutav isik, riigihanke komisjoni liige ja teised riigihanke menetluses osalevad isikud peavad vältima kogu riigihankemenetluse vältel huvide konflikti. Juhatuse liikme nõudmisel peavad nad esitama enne riigihanke alustamist kirjaliku kinnituse, et neil ei esine seoses riigihanke korraldamisega huvide konflikti. Samuti täitma hankekorra § 8 tingimusi.

(6) Riigihanke eest vastutav isik ja riigihanke komisjoni liige on kohustatud informeerima kirjalikult juhatuse liiget asjaoludest, mis võivad tema osalemisel

riigihanke korraldamises põhjustada huvide konflikti, taandama ennast riigihanke korraldamisega seotud toimingutest ja hoiduma edasisest tegevusest seoses riigihankega.

  • 4 Ostumenetluse korraldamine.

(1) Ostumenetlus tuleb korraldada asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui maksumus on 0.01- 29 999,99 eurot ilma käibemaksuta, ning ehitustööde tellimisel , kui maksumus on 0.01- 59 999,99 eurot ilma käibemaksuta.

(2) Riigihanke eest vastutav isik peab korraldama ostumenetluse selliselt, et riigihangete seaduse §-s 3 sätestatud üldpõhimõtteid jälgides oleks tagatud aktsiaseltsile majanduslikkus mõttes parem tulemus.

(3) Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui maksumus on 0,01- 999,00 eurot ilma käibemaksuta, ja ehitustööde tellimisel, kui maksumus on 0,01- 4999,99 eurot ilma käibemaksuta, võib rahalise kohustuse võtta kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis kutset (edaspidi kirjalik kutse) vormistamata.

(4) Asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui maksumus on 1000- 29 999,99 eurot ilma käibemaksuta, koostab riigihanke eest vastutav isik kirjaliku kutse. Kirjaliku kutse koostamisel ei tohi nimetada kindlat ostu allikat, protsessi, kaubamärki, patenti, tüüp, päritolu ega tootmisviisi, mis võiks anda mõnele ettevõttele või tootjale või tootele eeliseid teiste ees või nende osaluse välistada.

(5) Riigihanke eest vastutav isik edastab kirjaliku kutse e-posti teel võimaluse korral vähemalt kolmele pakkujale, kontrollides enne nende vastavust õigusaktides sätestatud erinõutele, kui seda eeldab ostumenetluse esemest lähtuv tegevus.

(6) Käesoleva paragrahvi lõigetes 4 ja 5 nimetatud kirjaliku kutse koostamise ja edastamise asemel võib riigihanke eest vastutav isik aluseks võtta potentsiaalsete pakkujate muud müügikanalid (e-poed, tavapoed jms). Muude müügikanalite kasutamisel peab riigihanke eest vastutav isik võtma võrreldavad pakkumised vähemalt kolmelt potentsiaalselt pakkujalt. Muude müügikanalite pakkumused peavad olema võetud vormis, mis võimaldavad kontrollida ostumenetluse vastavust korras kehtestatud nõuetele.

(7) Kui ostumenetluse maksumus ületab käesoleva paragrahvi lõikes 3 nimetatud piirmäära, esitab riigihanke eest vastutav isik juhatuse liikmele põhjendatud õiendi ostumenetluse tulemuste kohta. Õiend peab sisaldama vähemalt kokkuvõtet esitatud või võetud pakkumustest, sh eduka pakkumuse valiku kriteeriumi, ja vajaduse korral põhjendust, miks ei olnud võimalik võtta kolme pakkumust. Põhjendust ei pea lisama, kui kirjalik kutse edastati vähemalt kolmele pakkujale, kuid pakkumuse esitas ainult üks või kaks pakkujat. Õiend peab sisaldama ka ettepanekut juhatuse liikmele sõlmida õiendile lisatud leping või kinnitada õiendile lisatud kuludokument.

(8) Juhatuse liige sõlmib kirjaliku  lepingu asjade ostmisel ning teenuste ja ehitustööde tellimisel, kui lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 10 000 eurot või enam, va juhul kui kirjalik kutse ja esitatud pakkumus sisaldavad lepingu olulisi tingimusi ning nende alusel on tuvastatav lepingupoolte tahe, lepingu olemus ja eesmärk. Kirjaliku lepingu võib sõlmida ka ostumenetluse puhul, mille maksumus jääb alla 10 000 eurot ilma käibemaksuta.

(9) Kirjaliku lepingu sõlmimine on kohustuslik, kui lepingu maksumus ilma käibemaksuta on 20 000 eurot või enam.

(10) Riigihanke eest vastutav isik tagab kirjaliku kutse ja esitatud pakkumuste säilitamise äridokumentide süsteemis Folder või eArvekeskuses, sh tagab kuludokumendi viseerimise kehtiva korra kohaselt. Kirjaliku kutse ja pakkumuste säilitamisel Folder äridokumentide haldussüsteemis tuleb lisada registreerimisnumber.

  • 5 Lihthankemenetlus, sotsiaal- ja eriteenuste tellimine.

(1)   Lihthankemenetlus tuleb korralda asjade ostmisel ja teenuste tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 – 59 999,99 eurot, ehitustööde tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on 60 000- 149 999,99 eurot, ning teenuste kontsessiooni korral, kui maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 – 299 999,99 eurot. Lihthankemenetluse läbiviimisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse § -s 125 sätestatust.

(2)   Sotsiaal- või eriteenuste lepingu sõlmimisel tuleb lähtuda riigihangete seaduse §-des 126-127 sätestatust, kui eriteenuste maksumus ilma käibemaksuta on 60 000 eurot või enam ja sotsiaalteenuste maksumus ilma käibemaksuta on 30 000 eurot või enam.

(3)   Sotsiaal- või eriteenuste tellimisel tuleb jälgida riigihangete seaduse § -s 3 sätestatud riigihanke korraldamise üldpõhimõtteid, võttes arvesse sotsiaal- ja eriteenuste eripärasid.

(4)   Sotsiaal- või eriteenuste tellimisel, kui maksumus ilma käibemaksuta on vähemalt 20 000 eurot aga väiksem käesoleva paragrahvi lõike 2 nimetatud maksumustest koostab riigihanke eest vastutav isik kirjaliku kutse.

(5)   Riigihanke eest vastutav isik edastab kirjaliku kutse e-posti teel võimaluse korral vähemalt kolmele pakkujale, kontrollides enne nende vastavust õigusaktides sätestatud erinõuetele, kui seda eeldab sotsiaal- või eriteenuste iseloomust lähtuv tegevus.

(6)   Kui sotsiaal- või eriteenuste maksumus ületab käesoleva paragrahvi lõikes 4 nimetatud piirmäärasid, esitab riigihanke eest vastutav isik juhatuse liikmele põhjendatud õiendi sotsiaal- või eriteenuste erimenetlus tulemuste kohta. Õiend peab sisaldama kokkuvõtet esitatud või võetud pakkumistest, sh eduka pakkumuse valiku kriteeriumi, ja vajaduse korral põhjendust, miks ei olnud võimalik võtta kolme pakkumist. Põhjendust ei pea lisama, kui kirjalik kutse edastati vähemalt kolmele pakkujale, kuid pakkumuse esitas ainult üks või kaks pakkujat. Õiend peab sisaldama ka ettepanekut juhatuse liikmele sõlmida õiendile lisatud leping või kinnitada õiendile lisatud kuludokument.

(7)   Riigihanke eest vastutav isik tagab kirjaliku kutse ja esitatud pakkumuste säilitamise kas dokumendisüsteemis või eArvekeskuses, sh tagab kuludokumendi viseerimise kehtiva korra kohaselt. Kirjaliku kutse ja pakkumuste säilitamisel Folder äridokumendisüsteemis tuleb eArvekeskuses arvele lisada dokumendihaldussüsteemi registreerimisnumber.                                              

  1. peatükk

   Riigihanke korraldamine.

  • 6 Riigihanke eest vastutav isik

(1) Riigihanke eest vastutav isik korraldab riigihanke vastavalt käesoleva paragrahvi lõikes 2 toodule.

(2) Riigihanke eest vastutav isik:

1) määrab kindlaks riigihanke menetluse liigi;

2) tegeleb ostumenetluse korraldamisega;

3) kontrollib vajadusel ostumenetluse korral enne kirjaliku kutse edastamist pakkuja maksuvõlgade (riiklikke) puudumist Maksu-ja Tolliameti veebilehelt, majanduslikku ja tehnilist kvalifikatsiooni

(registreering äriregistris või erialases registris ning nõutavate lubade olemasolu, kui tegevus seda eeldab) ning kooskõlastab pakkujate ringi juhatuse liikmega;

4)korraldab riigihanke alusdokumentide koostamise lähtuvalt talle esitatud tingimustest või nõuetest. Kui riigihanke läbiviimiseks on moodustatud riigihanke komisjon, edastatakse riigihanke alusdokumendid ja otsused ka riigihanke komisjoni liikmetele, kes esitavad enda ettepanekud riigihanke eest vastutavale isikule;

5)teostab riigihangete registris toimingud riigihanke väljakuulutamiseks, sealhulgas korraldab riigihangete registrile hanketeate ning vajadusel eelteate ja vabatahtliku teate esitamise;

6)tagab aruannete, aruande lisade jm dokumentide õigeaegse esitamise riigihangete registrile;

7)tagab vajadusel riigihanke kohta teabe avaldamise aktsiaseltsi veebilehel;

8)valmistab ette riigihanke komisjoni otsuste tegemiseks vajalikud materjalid ja tagab dokumentide säilimise kuni nende arhiivi üleandmiseni

9)annab teavet ning selgitusi hanketeate ja riigihanke alusdokumentide sisu kohta menetluses osalejatele;

10)teeb peale pakkumuste laekumist kokkuvõtte, valib koostöös riigihanke komisjoniga välja vastavalt kriteeriumitele parima pakkumuse ja kooskõlastab e-kirja teel riigihanke tulemused juhatusega;

11)informeerib pakkumuse esitanud pakkujaid riigihanke tulemustest;

12)tagab hankemenetluse dokumentide arhiveerimise ja tagab selle dokumentatsiooni säilitamise.

  • 7 Meetmed huvide konflikti ennetamiseks, tuvastamiseks ja kõrvaldamiseks.

(1) Huvide konfliktina käsitletakse iga olukorda, kus aktsiaseltsi nimel tegutsevad töötajad, juhatuse liige või muu pädev esindaja, kes on kaasatud käesoleva korra ja riigihangete seaduse reguleerimisalasse kuuluvate asjade ostmise ja teenuse tellimise või menetluse ettevalmistamisesse või korraldamisse või kes muul moel võib mõjutada menetluse tulemust, on otseselt või kaudselt finantsalaselt, majanduslikke või muid konkreetse hankega seotud isiklikke huvisid, mida võib käsitada tema erapooletust ja sõltumatust kahjustavatena.

(2) Huvide konflikti ennetamiseks on riigihanke komisjoni liige kohustatud allkirjastama huvide konflikti vältimise kinnituse enne riigihanketingimuste heakskiitmist (Lisa 1)

(3) Riigihanke eest vastutav isik, riigihanke komisjoni liige ja riigihanke lepingu vastutav isik on kohustatud informeerima kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis juhatuse liiget asjaoludest, mis võivad tema osalemisel riigihanke korraldamises põhjustada huvide konflikti, taandama ennast riigihanke korraldamisega seotud toimingutest ja hoidma edasisest tegevusest seoses riigihankega.

(4) Isik, kellel on huvide konflikt taandatakse riigihanke korraldamisest ja temale ei edastata riigihankega seotud teavet.

(5) Kui käesolevas paragrahvis viidatud isikul või muul isikul on teavet võimaliku huvide konflikti kohta tuleb vastav teave viivitamatult kirjalikku taasesitamist võimaldavas vormis esitada juhatusele.

(6) Riigihanke korraldamise eest vastutav isik, riigihanke komisjoni liige ja riigihanke lepingu eest vastutav isik ei või mingil viisil hankemenetluse väliselt hankemenetluse ajal suhelda ühegi pakkujaga ega pakkaja esindajaga. Suhtlus on keelatud ka kuu aja jooksul enne hankemenetluse alustamist, välja arvatud turu-uuring.

(7) Riigihanke korraldamise eest vastutav isik, riigihanke komisjoni liige ja riigihanke lepingu eest vastutav isik ei või mingit teavet seoses hankemenetlusega ja pakkumustega anda isikutele, kellel ei ole selle saamiseks seaduslikku alust. Eeltoodud info on kuni hankemenetluse lõpuni konfidentsiaalne.

  • 8 Otsused

(1) Kui juhatus ei ole otsustanud teisiti teeb hangetega seotud otsused aktsiaseltsi juhatuse liige.

(2) Hankeplaanis ettenähtud riigihanke algatamise otsuse teeb aktsiaseltsi juhatuse liige.

(3) Riigihanke eest vastutav isik valmistab ette ja edastab otsuse projekti ja hankelepingu projekti (pärast ooteperioodi möödumist) juhatuse liikmele.

  • 9 Hankelepingu sõlmimine ja muutmine

(1) Hankelepingu sõlmib aktsiaseltsi juhatuse liige.

(2) Hankelepingu täitmise eest vastutav isik peab tagama, et kui tekib vajadus hankelepingu muutmiseks, siis tuleb teha seda kooskõlas RHS-ga. Hankelepingu muutmise võib otsustada ainult aktsiaseltsi juhatuse liige.

  • 10 Hankelepingu täitmise järelevalve

(1) Hankelepingu täitmise järelevalvet teostab hankelepingu täitmise eest vastutav isik.

(2) Hankelepingu täitmise järelevalve tähendab pidevat kontrolli lepingu poolte kohustuste nõuetekohase täitmise üle. Muuhulgas tuleb jälgida hankelepingu tähtaegadest kinnipidamist ja nõuete ning pretensioonide esitamise õigeaegsust. Hankelepingu täitmise eest vastutav isik peab kõigi tähtaegade saabumise kohta tegema hankespetsialistile e-kirja teel teate vähemalt kolme kalendripäeva enne tähtaja saabumist. Teatada tuleb ka nõude tekkimises, maksukohustuse tekkimisest, leppetrahvi nõudeõiguse tekkimisest, lepingu täitmisest, lepingu lõppemisest mistahes alusel.

  • 11 Dokumentide vormistamine ja säilitamine.

(1) Hankemenetluse dokumendid vormistatakse ja säilitatakse vastavalt aktsiaseltsi asjaajamise korrale.

(2) Hankemenetluse dokumente, kui menetlus ei lõppenud lepingu sõlmimisega, säilitatakse kolm aastat pärast hankemenetluse lõppemist. Lepingu sõlmimisega lõppenud hankemenetluse dokumendid säilitatakse samuti, kui lepingut.

 

Lisad:

1) Aktsiaseltsi hankeplaan

2) Isiku kinnitus huvide konflikti vältimise kohta Riigihanke menetluses.